Як повідомляє «Перший Новинний» із посиланням на Пенсійний фонд України (ПФУ), 10 червня 2026 року в Україні завершується п’ятирічний перехідний період, відведений для внесення відомостей із паперових трудових книжок до Реєстру застрахованих осіб — централізованої електронної бази даних відомства, в якій фіксується трудова діяльність, страховий стаж та відрахування кожного працівника.
Після цієї дати громадяни зберігають право на оцифрування трудових книжок, а записи про трудову діяльність за попередні роки залишаються чинними та враховуватимуться під час призначення пенсії в повному обсязі.
Чи буде штраф за неоцифровану трудову книжку
Пенсійний фонд України нагадує: процес оцифрування трудових книжок розпочався у червні 2021 року відповідно до чинного законодавства. За п’ять років перехідного періоду значну частину книжок так і не було переведено в електронний формат. Нині у Верховній Раді зареєстровано законопроєкт, який передбачає продовження цього строку — з огляду на об’єктивні перешкоди, що виникли у багатьох громадян.
Серед головних причин, через які оцифрування не відбулося вчасно:
- вимушена релокація підприємств у безпечніші регіони через повномасштабне російське вторгнення;
- часткова або повна втрата архівів унаслідок руйнування будівель та окупації територій;
- адміністративні труднощі, пов’язані з відновленням документів у воєнний час;
- відсутність доступу до оригіналів трудових книжок через евакуацію або переміщення.
Законодавство не передбачає жодної відповідальності чи штрафів для осіб, які не подали документи на оцифрування до завершення перехідного періоду. Відсутність оцифрованої трудової книжки після 10 червня 2026 року жодним чином не впливає на розмір або зарахування страхового стажу.
Для непрацюючих пенсіонерів оцифрування трудової книжки не є обов’язковим — уся необхідна інформація про їхній стаж і трудову діяльність вже міститься в пенсійних справах, що зберігаються у відділеннях Пенсійного фонду.
Як оцифрувати трудову книжку після 10 червня 2026 року
Подати відскановані копії трудової книжки можна й після завершення перехідного періоду — через вебпортал Пенсійного фонду України. Процедура залишається незмінною:
- роботодавець здійснює подання через кабінет страхувальника;
- працівник може зробити це самостійно через особистий кабінет застрахованої особи на тому самому порталі.
Для коректного оцифрування необхідно підготувати якісні скановані копії таких сторінок трудової книжки:
- титульна сторінка з персональними даними;
- усі записи про приймання на роботу та звільнення;
- відомості про нагороди, суміщення посад або переведення, якщо такі є.
Усі скановані сторінки мають бути чіткими та придатними для автоматичного розпізнавання системою.
Чи збережеться страховий стаж без оцифрування
З 1 січня 2004 року страховий стаж в Україні обчислюється виключно за даними Реєстру застрахованих осіб на підставі відомостей про сплачені єдиний соціальний внесок та страхові збори. Паперові документи, зокрема трудова книжка, є необхідними насамперед для підтвердження трудового стажу, набутого до цієї дати, — тобто для людей, які працювали у радянський період або в Україні до запровадження електронного обліку.
Перехід на електронний облік трудової діяльності набуває особливого значення в умовах безперервної війни проти РФ.
Електронна система надійно зберігає відомості про трудовий шлях людини навіть у разі:
- фізичної втрати або знищення паперових документів унаслідок бойових дій чи артилерійських обстрілів;
- окупації населених пунктів і неможливості дістатися до місця зберігання документів;
- вимушеної евакуації, під час якої документи були залишені або втрачені.
Що буде, якщо паперова трудова книжка втрачена
Якщо паперову трудову книжку буде втрачено, пошкоджено або знищено, внесені до електронної системи дані повністю гарантують збереження страхового стажу — відновлювати документ у такому разі не потрібно. Якщо ж книжку не було оцифровано до втрати, відновити відомості про стаж до 2004 року буде значно складніше.
У такому випадку доведеться:
- збирати довідки з архівів підприємств та державних архівних установ;
- звертатися до суду для встановлення факту трудової діяльності у разі відсутності архівних даних;
- доводити стаж через свідчення колишніх колег або інші непрямі докази.
Саме тому оцифрування залишається важливим захисним кроком для всіх, хто має стаж, набутий до початку електронного обліку.
Раніше ми писали про те, як за допомогою КЕП увійти до особистого кабінету на порталі ПФУ.