Як пише «Перший Новинний» із посиланням на офіційну сторінку Пенсійного фонду України (ПФУ), фахівці відомства надали детальні інструкції щодо дистанційного контролю особистих кадрових відомостей.
Перевірити стан наповнення електронного документа громадяни можуть через персональний кабінет користувача на вебпорталі ПФУ. Інформація акумулюється у відповідному цифровому реєстрі, де зафіксовано всі етапи професійної діяльності працівника.
Інструкція з авторизації та перегляду цифрового документа
Для ознайомлення з наявними відомостями необхідно здійснити вхід до електронної системи Пенсійного фонду України.
Доступні способи верифікації особи на платформі:
- Кваліфікований електронний підпис (КЕП);
- Система віддаленої ідентифікації BankID за допомогою банківської картки;
- Державний цифровий сервіс «Дія.Підпис».
Послідовність дій для перегляду даних у кабінеті:
- Перехід до головного меню, розташованого у лівій частині екрана.
- Вибір функціонального розділу «Електронна трудова книжка».
- Натискання інтерактивної кнопки «Дані ЕТК».
- Відкриття вкладки «Відцифрована ЕТК».
Алгоритм виправлення виявлених помилок в онлайн-режимі
Механізм усунення неточностей залежить від того, у якій саме вкладці інтерфейсу виявлено недостовірну інформацію. Співробітники державних органів самостійно коригувати дані без підтвердних документів не мають права.
Дії у разі помилки у вкладці «Відцифрована ЕТК» (некоректно перенесені відомості зі паперового аналога):
- Необхідно перейти до лівого бокового меню особистого кабінету та знайти блок «Комунікації з ПФУ».
- Обрати функцію «Відомості про трудові відносини» або створити нову заяву у розділі «Мої звернення».
- Заповнити обов’язкову електронну екранну форму із зазначенням правильних параметрів події.
- Додати якісні скановані копії документів. Повторно завантажувати всю паперову книжку не потрібно — достатньо прикріпити головну (титульну) сторінку для ідентифікації власника та безпосередньо ту сторінку, де зафіксовано помилковий запис чи виправлення.
- Накласти цифровий підпис (КЕП) та надіслати сформований запит на розгляд фахівцям відомства.
Дії у разі помилки у вкладці «Записи трудової книжки (за СПОВ)» (дані системи персоніфікованого обліку):
- Оскільки ці дані автоматично імпортуються на основі щоквартальної або оперативної звітності підприємств, громадянину слід звернутися безпосередньо до страхувальника — теперішнього або колишнього роботодавця, який подав некоректну інформацію.
- Роботодавець зобов’язаний сформувати та надіслати уточнювальний розрахунок чи подати виправлену звітність за відповідний минулий період через свій кабінет страхувальника.
Нормативні вимоги Державної служби України з питань праці
Представники Державної служби України з питань праці наголошують, що в разі виявлення під час внутрішнього кадрового аудиту записів про кваліфікацію чи напрям діяльності, які суперечать офіційному Національному класифікатору професій (ДК 003:2010), керівництво підприємства повинно негайно ліквідувати неузгодженість.
Вимоги до ведення кадрової документації:
- Усі формулювання щодо назв посад, цехів чи видів робіт мають повністю корелювати з чинним Класифікатором професій.
- Записи вносяться виключно на підставі розпорядчого документа (наказу) керівництва та мають дослівно повторювати його зміст.
Порядок дій адміністрації підприємства для усунення помилок:
- Видання розпорядчого акта: Керівник підписує наказ про приведення професійних найменувань у відповідність до загальнодержавних стандартів.
- Коригування внутрішньої бази: За потреби вносяться невідкладні зміни до штатного розкладу організації.
- Виправлення первинних документів: Якщо некоректна назва була спочатку допущена в наказі про зарахування до штату, роботодавець видає розпорядження про внесення змін до первинного документа. На базі цього нового акта вносяться виправлення до паперового документа та згодом передаються оновлені відомості до бази даних ПФУ.
Юридичні нюанси та терміни інформування працівників
Перейменування посади або професійної назви у трудовому договорі розцінюється законодавством як трансформація істотних умов праці.
Особливості правового регулювання згідно з Кодексом законів про працю (КЗпП) України:
- За умов мирного часу: Відповідно до положень статті 32 КЗпП, адміністрація зобов’язана письмово повідомити співробітника про заплановані нововведення не пізніше ніж за два місяці до їхнього впровадження.
- У період дії правового режиму воєнного стану: Спеціальні норми дозволяють здійснювати таке офіційне сповіщення персоналу безпосередньо перед моментом запровадження нових умов праці, без дотримання двомісячного терміну.
Раніше ми писали про те, що уряд продовжив термін оцифрування трудових книжок.