Як інформує «Перший Новинний» із посиланням на офіційну сторінку Державної податкової служби України (ДПС), припинення підприємницької діяльності фізособи-підприємця (ФОП) у 2026 році не звільняє громадянина-бізнесмена від обов’язку зберігати ділові папери.
Законодавча основа збереження документів
Значна частина фінансово-господарських паперів повинна залишатися у розпорядженні фізособи-підприємця протягом визначеного законодавством періоду, а певні категорії матеріалів підлягають обов’язковій передачі до архівної установи.
У ДПС наголошують, що нормативна вимога щодо збереження «масиву документів» міститься у «Податковому кодексі України» (ПКУ). Тривалість цього обов’язку залежить від призначення конкретного матеріалу.
Терміни утримання документації за правилами ПКУ
Основні часові рамки вказані у пункті 44.3 статті 44 ПКУ:
- 1 095 днів (3 роки) — для ділових паперів загального призначення, стосовно яких не встановлено триваліших періодів;
- 1 825 днів (5 років) — для первинних матеріалів, реєстрів бухгалтерського обліку, звітних фінансових відомостей та додаткових паперів, які пов’язані з розрахунком чи внесенням податкових платежів у випадках, що детально обумовлені чинним законодавством;
- 2 555 днів (7 років) — для спеціальних форм і даних, котрі застосовуються під час проведення податкового контролю у сфері трансфертного ціноутворення, аналізу діяльності контрольованих іноземних компаній чи окремих категорій доходів, отриманих нерезидентами.
Особливості обчислення часових періодів та передача до архіву
Початок відліку часу зберігання не обов’язково збігається з датою підписання чи оформлення матеріалу. Стосовно паперів, котрі слугували підґрунтям для заповнення податкових декларацій, відлік часу розпочинається з дати офіційного надання відповідного звіту.
Якщо звітність взагалі не подавалася, обчислення починається з граничного терміну, встановленого для її внесення.
Стосовно документів, які стосуються виконання норм іншого законодавства під контролем податківців, часовий відлік стартує з дати проведення відповідної господарської операції. Відповідно, той факт, що папір було створено кілька років тому, не стає автоматичною підставою для його знищення.
«Податковим кодексом України» визначено спеціальну процедуру для випадків припинення діяльності платника податків. Весь масив паперів за останні 1 825 днів (тобто 5 років), які передували даті офіційної ліквідації, має у визначеному законодавчими нормами порядку передаватися до архівної установи. Для окремих спеціальних документів зберігається подовжений 7-річний термін.
Алгоритм дій для припинення підприємницької діяльності
Процес ліквідації бізнесу включає серію послідовних кроків:
- Подання заяви про припинення діяльності через портал «Дія» або у державного реєстратора/Центру надання адміністративних послуг (ЦНАП).
- Подання остаточної (ліквідаційної) звітності до податкових органів за останній звітний період.
- Проведення остаточних розрахунків за податками, зборами та єдиним соціальним внеском (ЄСВ).
- Закриття всіх банківських рахунків, що використовувалися для ведення бізнесу.
- Анулювання ліцензій, дозволів та реєстрації платника податку на додану вартість (ПДВ) чи єдиного податку (за наявності).
- Проходження підсумкової документальної перевірки податковим органом (за рішенням Державної податкової служби України).
Узагальнений перелік документів, які підлягають обов’язковому тривалому зберіганню
Після остаточного внесення запису про закриття бізнесу колишньому підприємцю необхідно впорядкувати та зберігати такий перелік матеріалів:
- банківські виписки про рух коштів на рахунках за весь період діяльності;
- первинні господарські документи (акти виконаних робіт, акти прийняття-передання, накладні, товарні чеки);
- укладені договори, угоди, контракти та додатки до них;
- копії податкових декларацій, звітів з єдиного соціального внеску та розрахунків із позначками про прийняття;
- розрахункові документи, чеки реєстраторів розрахункових операцій (РРО) та програмованих реєстраторів розрахункових операцій (ПРРО), книги обліку доходів і витрат;
- кадрові документи та папери про виплату заробітної плати (у разі використання найманого персоналу).
Раніше ми писали про особливості перебронювання персоналу критичних підприємств у серпні 2026 року.